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Les entreprises prendraient des décisions « dans le brouillard »
à cause de tableurs limités, de données périmées et de mentalités cloisonnées

Le , par Gordon Fowler

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Une étude Intitulée « Gestion des performances : une vision incomplète » publiée par Oracle met en lumière les problèmes importants rencontrés dans les processus de collecte des données. des problèmes qui expliqueraient en grande partie le « décalage de quatre mois » constaté sur les données disponibles.

« Les décideurs sont clairement à la peine face aux volumes de données de plus en plus larges, générés par leurs activités, ce qui se traduit par un sérieux manque de visibilité sur la rentabilité à travers l'ensemble de l'entreprise », explique John O’Rourke, Vice President EPM Product Marketing chez Oracle. « Sans systèmes de planification capables d'offrir aux entreprises des processus complets reliant les planifications stratégique, financière et opérationnelle avec la rentabilité et la gestion des coûts, ils continueront à se battre avec des informations fragmentaires, sans autre choix que de continuer à ‘prendre des décisions dans le brouillard ».

Bien évidemment destinée à promouvoir les solutions Oracle, ce rapport n'en est cependant pas moins riche d'enseignements et de constats intéressants. Notamment que « la plupart des entreprises ont une approche fragmentée de la gestion des performances, s'appuyant le plus souvent sur des tableurs », souligne John O’Rourke. « A l'opposé d'une vision globale, cette approche parcellaire de la planification peut entraîner de dangereuses imprécisions, des erreurs humaines et de graves décalages dans le temps ».

Parmi les enseignements, on retiendra par exemple que 82% des entreprises admettent ne pas disposer d'une visibilité complète sur leurs profits par ligne d'activité (85% en France). Conséquences, la prise de décisions opérationnelles potentiellement erronées et des planifications imparfaites qui peuvent entraver la réussite de l'entreprise.

Comme souligné par John O’Rourke, les limites des tableurs pourraient expliquer cet état de fait. D'après l'étude, 81% des décideurs français chargés de la planification des scénarios utiliseraient des tableurs pour manipuler et étudier leurs données (et y passent un tiers de leur temps).

Or l'outil ne serait pas nécessairement adapté. « En gérant les données de cette façon, elles deviennent rapidement périmées. En moyenne, les données utilisées pour prendre les décisions ont plus de quatre mois ».

Pire, 28% des décideurs ne savent même pas de quand datent les données qu'ils utilisent.



La situation ne serait pas meilleur dans la planification des scénarios où l'on rencontre des données souvent vieilles de six mois. Et où près 30% des décideurs ne connaissant pas l'ancienneté des données les plus critiques. « Il n'est donc pas surprenant que 95% (chiffre identique en France) des personnes interrogées travaillant sur ces processus rencontrent des problèmes », regrette l'étude.

Pour changer la situation, il faut certes mettre en place de nouveaux outils mais surtout travailler sur les mentalités, trop cloisonnées d'après Oracle qui s'appuie sur un chiffre : « 87% des décideurs opérationnels dénoncent la faiblesse du partage des données et des échanges entre services ».

Téléchargez l'étude « Performance Management : An Incomplete Picture » (après inscription)

Et vous ?

Que pensez-vous de l'usage des tableurs en entreprise : souvent inadapté ou au contraire trop peu poussé ?
Trouvez-vous que votre entreprise prend ses décisions dans le « brouillard »

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Avatar de rawsrc
Modérateur https://www.developpez.com
Le 13/05/2011 à 15:13
Bonjour,

Dans le "brouillard", moi je dirai plutôt dans la nuit et j'ai vu certaines boites prendre des décisions dans la nuit polaire.
Certains dirons que c'est du flair mais bon ça reste toujours un coup de dés.

Ayant été dans une première vie contrôleur de gestion, j'ai pu toucher du doigt la réalité en matière de prévisionnel et surtout en décisionnel.
C'est une problématique très complexe car il est faux de penser que la solution ne peut venir que du monde informatique (bon courage au M. Miracle de chez Oracle avec sa solution magique tout-en-un).
Le décisionnel est à la croisée des chemins de plusieurs métiers : la direction, le contrôle de gestion et l'informatique.
Au centre, on retrouve toujours le même problème : la communication.

Allez, en résumé les forces en présence :

La direction :
  • a des besoins synthétiques en matière d'information
  • n'a pas de connaissance réelle du système d'information, de ses possibilités ainsi que des ses limites
  • ne connait pas ou peu la charge de travail que nécessitent les requêtes
  • communique généralement à minima (aux autres de comprendre voire d'extrapoler)


Le contrôle de gestion :
  • a des besoins très détaillés en matière d'information
  • a une connaissance limitée du système d'information, de ses possibilités ainsi que des ses limites
    (limite directement liée à la compétence en matière de SI des contrôleurs de gestion)
  • sous-évaluation chronique de la charge de travail
    (plus les compétences en matière informatique sont élevées, plus l'aspect chronique s'estompe)
  • communique généralement bien
    (comprend bien le langage de la direction et certains aspects du langage technique)


L'informatique :
  • ne résonne pas en termes fonctionnels (parfois ne les comprends pas), mais en termes techniques
  • a une connaissance précise du système d'information, de ses possibilités ainsi que des ses limites
    (cela se résume à la mise à disposition des informations brutes, aux autres de leur donner du sens)
  • sous-évaluation générale de la charge de travail
    (généralement, pour toute nouvelle demande, la réponse est "non", "c'est impossible" ou "trop long"...)
  • ne sait pas communiquer (charabia mysterieux et ésotérique pour tous les non-initiés)


C'est synthétique mais d'après mon expérience cela résume bien la situation et surtout la difficulté de la problématique.

Les raisons à la navigation à vue en matière décisionnelle sont multiples et pas uniquement liées à l'aspect informatique :
  • à l'absence de service de contrôle de gestion
    cela peut se comprendre pour beaucoup de raisons, mais relier du coup la direction au service informatique est une vraie gageure.
  • au niveau des contrôleurs de gestion en matière de SI (sens large)
    niveau en informatique très généralement insuffisant, tant dans la manipulation des outils de synthèse et de simulations (BO, Excel...) que dans
    les aspects liés au développement limité de petites solutions spécifiques qui peuvent s'avérer très utiles (en VBA par exemple)
    compréhension très légère voire inexistante de la logique d'une base de données
  • solution logicielle sur ou sous-dimensionnée
  • compétences internes manquantes
  • à la mauvaise volonté des services informatiques
    (je sens que je vais m'en prendre une)


Après dire que la raison réside dans "les limites des tableurs" me fait doucement rigoler.
Combien de gens sont capables d'utiliser à pleine puissance des outils comme Excel ou Business Object ? De là à toucher les limites...

Après cinq ans d'intérim en contrôle de gestion et ayant écumé une bonne vingtaine de (très) grosses boites,
la plupart du temps on tombe sur des systèmes mis en place par le ou les prédécesseurs et qu'on n'ose toucher car ça "marche".
Je résume mais c'est à peu près ça : on produit du papier et la direction est contente et du coup tout le monde est content.
Enfin la lourdeur des systèmes est telle que pour apporter une modification en dure c'est carrément mission impossible,
d'où un autre problème très fréquent : la multitude de retraitements manuels qui statistiquement dégradent la fiabilité des données.
Bref, il n'y a pas de solution miracle.
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Avatar de singman
Membre actif https://www.developpez.com
Le 18/05/2011 à 10:38
Etude sans aucun intérêt, juste un buzz marketing pour vendre leur solution et développement de tableaux de bord en temps réels.

Prenez un peu de recul sur ce genre de "publi-information".
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Avatar de Gluups
Membre confirmé https://www.developpez.com
Le 18/05/2011 à 3:27
Citation Envoyé par Xysyo Voir le message
Bonjour,

Après dire que la raison réside dans "les limites des tableurs" me fait doucement rigoler.
Combien de gens sont capables d'utiliser à pleine puissance des outils comme Excel ou Business Object ? De là à toucher les limites...
Exactement. Depuis 97 j'ai passé la moitié du temps à développer sur Excel, et si je devais dire pourquoi il a fallu d'autres versions que la 5, je serais bien en peine de le dire. Alors je ne pense pas que je vais le demander aux utilisateurs finaux.

Et le coup des gens qui utilisent Excel avec une calculatrice à côté, j'ai vu il y a trois semaines, et pas forcément la calculatrice de Windows encore.
Et par quelqu'un qui m'était présenté à mon arrivée comme un des informaticiens du service.

Si la dénonciation des limites de l'approche des tableurs a quelque chose de valide, ce n'est pas quant aux calculs qu'on peut faire dans un tableau, c'est plutôt quant aux mécanismes de mise à jour, dont les automatismes doivent être conçus au coup par coup. J'imagine que la provoc d'Oracle vise à introduire un produit plus facile d'accès pour le grand nombre, et à partir duquel on peut faire des présentations non pas sur le tableau fourni le mois d'avant, mais sur les dernières données saisies.
Bon, c'est quand qu'on bulle ?
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Avatar de Pierre Fauconnier
Responsable Office & Excel https://www.developpez.com
Le 18/05/2011 à 7:27
Parler des "limites des tableurs" me fait aussi sourire... jaune.

Voici une dizaine d'années que je donne des formations sur Excel, et je rencontre encore très souvent des gens que l'on inscrit en "débutants" et qui s'en offusquent, mais qui ne savent pas ce que sont les références relatives et absolues . J'ai eu aussi (je croyais être le seul, mais non ), des personnes qui ne savaient pas qu'on pouvait introduire des formules, et qui calculaient sur leur machine de bureau et retranscrivaient les résultats dans leur feuille.

L'obsolescence de l'information n'est pas non plus un argument valable à mes yeux. Avec des outils comme Excel, les données de la source peuvent être mises à jour soit d'un simple clic, soit à l'ouverture du classeur, soit temporisées, soit avec une ou deux lignes de code. Les tableurs sont des outils d'analyse puissants et multi-sources aux possibilités largement sous-employées.

Plutôt que d'investir dans des solutions "Bases de données" pour l'analyse, les entreprises seraient bien avisées d'investir dans la formation de leur personnel sur les outils actuels, par exemple en les inscrivant à des sessions d'information sur les possibilités d'un tableur, puis en les dirigeant vers les modules de formation utiles à leur métier.
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Avatar de rawsrc
Modérateur https://www.developpez.com
Le 18/05/2011 à 9:25
Citation Envoyé par Gluups Voir le message
Si je suis bien, il va falloir une rubrique compta sur le serveur developpez ?
Vu l'étendu des domaines d'intervention de l'infomatique, je pense qu'à ce rythme on va pouvoir ouvrir des tas de nouvelles rubriques et pas que la compta

Ce qui est important c'est d'avoir au moins une personne ayant quelques compétences transversales. Il faut arriver dans la mesure du possible, à communiquer avec l'autre monde. Pour cela il faut que les protagonistes aient un minimum de compréhension de la problématique adverse ainsi qu'un peu de vocabulaire adéquate. Sinon, les situations se résument d'un côté à : "Je veux" et de l'autre "c'est impossible". J'ai tellement vu ce genre de galère.

En gros, il ne faut pas trop se cloisonner, rester dans sa bulle. Et c'est valable pour tout les métiers je crois.
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Avatar de nico84
Expert confirmé https://www.developpez.com
Le 19/05/2011 à 19:02
Il est relativement facile de faire des tableaux excel qui se mettent à jour automatiquement et en temps réel à partir des données du système d'information de l'entreprise.
Malheureusement :
- beaucoup de responsables préfèrent remplir à la main leurs tableaux. Ils peuvent bidouiller les chiffres, changer de format aussi souvent que ça les amuse et c'est plus reposant que de s'occuper de leurs adjoints ou collègues
- généralement les données du système d'information sont de mauvaise qualité et leur consolidation le met bien en évidence
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Avatar de Calmacil
Membre régulier https://www.developpez.com
Le 13/05/2011 à 12:22
Je me demande même si ce n'est pas encore plus grave que ça…
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Avatar de triaguae
Membre averti https://www.developpez.com
Le 13/05/2011 à 13:15
Vous aurez beau avoir le système informatique le plus beau, le plus cher, le plus performant du monde, tant qu'il y aura des Hommes dans l'entreprise, il faudra de la communication entre eux.

C'est vraiment ça le coeur du problème, et une fois seulement que tout le monde est informé de qui fait quoi, de ses droits et devoirs, des objectifs de la boite alors ok, je sors la liasse de billet de 500€ pour m'offrir un produit oracl€€€ (ou un bon développeur qui me fera un truc en open source!), afin d'arrêter les tableurs à rallonge sur lesquels on passe des jours parce qu'on ne sait pas faire une somme (si si je vous assure, il y en a qui utilise excel avec une calculatrice à côté!!)!!
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Avatar de Traroth2
Membre chevronné https://www.developpez.com
Le 13/05/2011 à 14:27
Bravo pour avoir précisé que la lecture de l'étude nécessitait de s'inscrire. Ce n'est pas souvent qu'on voit une telle conscience dans l'information !
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Avatar de susanoo
Membre du Club https://www.developpez.com
Le 14/05/2011 à 20:52
Ne vient-il jamais à l'esprit de l'homme "moderne" qu'on ne peut pas et ne devrait pas (essayer de) tout contrôler?? Peut être est-il tout simplement naturel que les entreprises naviguent à vue.
Heureusement que Dieu existe! Sinon, je pense qu'aucune d'elles ne s'en sortiraient.
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