En octobre 2020, Google a décidé de procéder à une refonte de G Suite, la suite d’applications dédiées aux entreprises mises à disposition qui est désormais baptisée Google Workspace. En clair, le changement de marque coïncide avec le lancement de fonctionnalités qui intègrent les différents services, comme la possibilité d'avoir un chat vidéo avec des collègues affiché dans une petite boîte au coin d'une fenêtre d'édition de documents.Javier Soltero, VP Google Workspace, a alors expliqué qu'avec Google Workspace, l'éditeur apporte trois développements majeurs:
- une nouvelle expérience utilisateur profondément intégrée qui aide les équipes à collaborer plus efficacement, les travailleurs de première ligne restent connectés et les entreprises alimentent de nouvelles expériences client numériques ;
- une nouvelle identité de marque qui reflète notre vision produit ambitieuse et la manière dont nos produits fonctionnent ensemble ;
- de nouvelles façons de démarrer avec des solutions adaptées aux besoins uniques de notre large éventail de clients.
Si la première vague de personnes qui ont pu en bénéficier sont les professionnels, notamment les clients G Suite, c'est désormais au tour des particuliers de profiter de l'offre Workspace, le nom donné à une version enrichie de Gmail en particulier.
Dans un billet de blog, Kelly Waldher, Vice President, Marketing, Google Workspace et Aparna Pappu Vice President, Engineering, Google Workspace, ont annoncé la nouvelle :
« En mettant Google Workspace à la portée de tous, nous permettons aux gens de rester connectés, de s'organiser et d'accomplir davantage ensemble, qu'il s'agisse de faire avancer une cause, de planifier votre réunion de famille, d'attribuer les prochaines étapes pour l'APE ou de discuter du choix du club de lecture de ce mois .
« Vous pouvez créer un espace de collaboration sécurisé dans Google Chat pour tenir tout le monde au courant, partager des idées et garder une trace de toutes vos informations importantes en un seul endroit, des vidéos et photos de votre dernier voyage à une feuille Google de votre famille budget annuel. Les suggestions intelligentes vous aident à importer des fichiers recommandés et à inclure rapidement les bonnes personnes avec des @-mentions, que vous rédigiez un message dans Gmail pour l'ensemble du groupe ou que vous planifiiez une invitation à une réunion dans un calendrier partagé. Pour faire avancer les choses, vous pouvez utiliser le canevas intelligent pour générer une liste de contrôle dans Google Docs et attribuer rapidement les rôles et les étapes suivantes. Et si votre projet nécessite une conversation spontanée, vous pouvez présenter le document, la feuille ou la diapositive sur lesquels vous travaillez ensemble directement dans un appel Google Meet en un seul clic.
« De plus, vous aurez l'esprit tranquille lorsque vous travaillerez avec d'autres personnes, sachant que nous avons conçu Google Workspace pour qu'il fonctionne sur une base sécurisée, avec les protections nécessaires pour assurer votre sécurité, la sécurité de vos données et la confidentialité de vos informations.
Planification de la réunion de famille dans Spaces
« À partir d'aujourd'hui, vous pouvez activer l'expérience intégrée dans Google Workspace en activant Google Chat. Utilisez Rooms dans Google Chat comme un lieu central pour vous connecter, créer et collaborer avec d'autres. Au cours de l'été, nous allons faire évoluer les pièces pour en faire des espaces et introduire une interface utilisateur simplifiée et flexible qui vous aide à rester au courant de tout ce qui est important. Propulsé par de nouvelles fonctionnalités telles que le fil de discussion en ligne, les indicateurs de présence, les statuts personnalisés, les réactions expressives et une vue réductible, Spaces s'intégrera de manière transparente à vos fichiers et tâches, devenant votre nouvelle maison dans Google Workspace pour en faire plus, ensemble ».
De nombreuses personnes auront donc bientôt la possibilité de passer au système plus moderne de Google pour Gmail, Docs et Chat.
Pour commencer, Google propose désormais officiellement le paramètre permettant d'activer Google Chat à tous les utilisateurs. C'est un nouveau paramètre dans Gmail.
L’intégration de Google Chat sur Gmail était proposée en test sur desktop et mobile (accès anticipé), elle est désormais disponible pour tous. Voici comment activer Google Chat sur Gmail :
Sur ordinateur :
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres puis Voir tous les paramètres.
- En haut de l'écran, cliquez sur Discussions et visioconférences.
- À côté de "Chat", pour activer ou désactiver Chat dans Gmail, sélectionnez Google Chat ou Désactivé.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Sur Android :
- Ouvrez l'application Gmail.
- En haut à gauche, appuyez sur Menu puis Paramètres.
- Choisissez un compte pour lequel activer Google Chat.
- Sous "Général", à côté de "Chat", cochez ou décochez la case "Afficher les onglets 'Chat' et 'Salons'".
Sur iPhone et iPad :
- Ouvrez l'application Gmail.
- En haut à gauche, appuyez sur Menu puis Paramètres.
- Choisissez un compte pour lequel activer Google Chat.
- Sous "Général", à côté de Chat, activez ou désactivez l'option Afficher les onglets "Chat" et "Salons".
Quelle est la différence entre Chat dans Gmail et Chat ? Vous bénéficiez des mêmes fonctionnalités dans Chat et Chat dans Gmail, mais l'interface intégrée de Gmail permet de centraliser la communication avec vos amis, les membres de votre famille ou vos collègues entre les e-mails. En somme, votre choix se portera sur :
- Chat : cette option est idéale si vous préférez bénéficier d'une expérience de chat dédiée, et que passer d'une application à une autre ne vous dérange pas.
- Gmail : cette option vous permet d'effectuer plusieurs tâches en même temps et de consulter toutes vos communications au même endroit.
Avec le changement, la messagerie Google Chat devrait désormais être une option pour tous, qui peut inclure des messages directs et des salons de discussion Rooms. Mais Google introduit également une nouvelle terminologie pour accompagner l'annonce, notamment « l'évolution des Rooms dans Google Chat vers Spaces ».
Space est essentiellement la même chose qu'un salon de discussion Rooms, mais Google veut les séparer dans leur propre forme de communication de haut niveau à côté de Gmail, Chat et Meet. Google ajoute quelques nouvelles fonctionnalités telles que l'amélioration du fil de discussion, davantage de réactions emoji, les rôles des utilisateurs, les outils de modération et les Spaces « découvrables ». En ce sens, il semble que Spaces veuille servir à la fois de concurrent de Slack et de concurrent pour les groupes publics Discord et, enfin, peut-être de remplacement facultatif pour les groupes de messagerie.
Cet espace va donc centraliser les discussions et vous permettre de collaborer facilement avec des amis, des collègues ou d’autres tiers sur des documents Google. Un peu comme des groupes, avec une messagerie instantanée, au sein desquels les accès à des fichiers sont partagés. Vous pouvez y mentionner d’autres utilisateurs et utiliser les Smart Canvas de Google Workspace pour générer des listes de contrôle et attribuer des tâches.
L'idée clé, selon Sanaz Ahari, directeur principal des produits, est que les utilisateurs peuvent plus facilement basculer entre les « modalités » de communication. L'intention est de « garder le contexte », dit Ahari. «*Si vous commencez quelque chose avec un e-mail et que vous souhaitez ensuite le mettre à niveau vers une interaction qui va se passer en temps réel entre un groupe – ou même pour un projet – vous pouvez le faire et vous pouvez conserver le contexte. Ensuite, vous pouvez tous passer de manière transparente à une réunion au même moment ».
Une version payante au programme
Si l’accès à Google Chat, aux salons et aux visioconférences est gratuit, Google profite de ces annonces pour lancer un abonnement payant : Google Workspace Individual, à 9,99 dollars par mois qui offre aux utilisateurs plus d'outils Workspace sans les obliger à configurer leur propre domaine ou adresse e-mail personnalisée. Google précise que Workspace Individual sera d’abord déployé aux États-Unis, au Canada, au Mexique, au Brésil, en Australie et au Japon.
« Pour certaines personnes, poursuivre leur passion et s'impliquer dans la communauté mène à de bonnes idées d'affaires. Pour d'autres entrepreneurs, un seul compte Google est la base pour gérer leurs entreprises établies de longue date ou faire connaître leur prochaine grande entreprise. Avec Google Workspace Individual, nous proposons une solution puissante et facile à utiliser, conçue pour aider les utilisateurs à développer, gérer et protéger leur entreprise.
« Avec cette nouvelle offre d'abonnement Google Workspace, les propriétaires de petites entreprises peuvent en faire plus, se présenter de manière plus professionnelle et mieux servir leurs clients. S'appuyant sur l'expérience Google Workspace intégrée désormais accessible à tous, la solution offre des fonctionnalités haut de gamme, notamment des services de réservation intelligents, des réunions vidéo professionnelles, un marketing par e-mail personnalisé et bien plus encore. Au sein de leur compte Google existant, les abonnés peuvent facilement gérer tous leurs engagements personnels et professionnels à partir d'un seul endroit avec un accès au support Google pour tirer le meilleur parti de leur solution.
« Workspace Individual a été créé pour aider les gens à consacrer leur temps à faire ce qu'ils aiment, comme rencontrer des clients et concevoir des services personnalisés, et moins de temps sur les tâches quotidiennes comme la planification de rendez-vous et l'envoi d'e-mails aux clients. Workspace Individual sera bientôt déployé sur six marchés, dont les États-Unis, le Canada, le Mexique, le Brésil, l'Australie et le Japon »
Lorsque les utilisateurs de Workspace disent oui à une réunion, ils pourront indiquer s'ils y participeront à distance ou dans la salle de réunion réservée. Google a également fourni une date pour la fonctionnalité du mode compagnon, qui encourage les personnes présentes dans la salle de réunion à allumer également leurs caméras afin que les travailleurs à distance ne se sentent pas aussi exclus (la fonctionnalité sera disponible en septembre pour desktop et « bientôt » pour mobile).
Google a également annoncé qu'il offrirait enfin une Progressive Web App pour Google Workspace en septembre. En théorie, il pourrait être beaucoup plus facile pour les utilisateurs de Gmail que leur courrier électronique et les autres applications Google ressemblent davantage à de véritables applications de bureau et pas seulement à des onglets dans le navigateur. C'est désormais possible via diverses applications Electron et fenêtres de navigateur de site unique, mais cela nécessite visiblement plus de travail.
Enfin, Google ajoute des options d'entreprise qui seront nécessaires s'il veut vraiment avoir une chance d'intéresser les grandes entreprises. Les entreprises pourront utiliser leur propre chiffrement côté client pour les données, ajouter plus de « règles de confiance » pour divers fichiers Drive afin de simplifier l'accès et les autorisations, et étiqueter les fichiers en fonction de leur sensibilité.
Sources : Google, support Google
Et vous ?
Qu'en pensez-vous ? Êtes-vous sur Gmail ? Si oui, allez-vous l'activer ? Avec Space, Workspace pourrait-il grignoter des parts de marché à Slack et Teams ? Dans quelle mesure ?